Os documentos baseados em modelos (templates) do Word eram associados único e exclusivamente a uma classificação de documento.  Como, pelas suas especificidades, esta configuração é feita por nossa equipe através de tickets de suporte, algumas classificações novas de documentos ficavam sem um modelo associado até que um ticket fosse aberto. 

Para resolver este problema, criamos um novo conceito de modelo genérico que é automaticamente associado à classificação que não possui um modelo específico. A configuração do modelo genérico ainda deve ser feita através da abertura de ticket, mas uma vez configurado, novos documentos das classificações sem modelos específicos já são beneficiadas. 

Novo campo customizável

Agora é possível customizar também a data de criação do documento na publicação da primeira versão de um documento. 

Restrição de documentos textos

Aplicamos uma restrição na customização da primeira versão impedindo que documentos do tipo texto possam ser customizados. Um documento texto não faz parte do cenário de inclusão de documentos legados, estes devem ser sempre arquivos.   

*A customização da primeira versão de um documento por padrão não vem habilitada no ambiente de nossos clientes.

A versão em arquivo do registro de aceite ganhou novos campos para melhorar a evidência do aceite. A marca d'água agora exibe o e-mail da pessoa que aceitou e a o endereço eletrônico de nossos clientes. É possível também ajustar a transparência por meio das configurações gerais, aumentando ou diminuindo sua intensidade.

Arquivo de registro de aceite

 Configuração do transparência da marca d'água

Criamos um novo alerta de publicação de documentos que avisa os editores da área responsável pelo documento que ele foi publicado. Este alerta é emitido tanto para novas versões quanto para revisões e também para qualquer tipo de documento. Por padrão está desabilitado. 

Configuração do alerta

E-mail do alerta

A listagem de documentos para revalidação foi modificada para deixar mais claro como o processo funciona e se distinguir mais em relação ao processo de revisão e geração de novas versões. Para isso, transformamos os botões em forma de ícone em texto, o que deixa mais claro qual é a ação de revalidação e substituímos também o botão de edição do documento por um botão de visualização. Esta alteração foi feita porque alguns usuários se confundiam e editavam o documento na tentativa de visualiza-lo e acabavam enviando-o para aprovação achando que se tratava de uma revalidação, quando na verdade o documento era submetido a uma aprovação de revisão ou nova versão. 

Importante ressalvar que o processo de revalidação se dá quando não há alteração no documento e no número de sua versão, neste caso, o documento ganha apenas um nova data de expiração. Tanto a revalidação quanto a revisão ou uma nova versão devem ser submetidas a um processo de aprovação. 

Uma outra melhoria, foi a ordenação dos documentos na listagem, pois estavam sem uma ordem específica. Agora são exibidos pela data de validade, da mais antiga para a mais recente.

Nova listagem de revalidação

Nova tela de visualização do documento com atalho para edição