Modificamos a apresentação dos documentos na home para exibi-los em uma única coluna aumentando assim a área de título do documento e possibilitando uma melhor leitura para documentos com títulos longos. 

As notas da versão permitem que editores coloquem informações relevantes sobre as versões dos documentos. As notas são preenchidas no momento do envio para aprovação e ficam disponíveis para os aprovadores, leitores de documentos e no histórico de versão.

Tela de envio para aprovação

Tela de aprovação

Visualização de documentos

Imagem 1

Imagem 2

Histórico de versão

Criamos um novo método de autenticação que permite que usuários externos usem o número de celular para efetuar o login no sistema. Funciona assim:

1. No cadastro do usuário externo ele pode escolher entre o e-mail e/ou o celular como método(s) de autenticação:

Obs.: O celular também pode ser fornecido na planilha de importação de usuários.

2. Caso o método de autenticação inclua o celular, as notificações do sistema passam a acontecer também via SMS, tais como: senha provisória de primeiro acesso,  código de recuperação de conta, alertas do sistema;

3. Na página de login pode ser fornecido ou o e-mail ou o celular cadastrado. No caso de celular, o código do país também deve ser preenchido, como no exemplo do Brasil (+55) abaixo:

A autenticação pelo celular é muito útil para que usuários que não possuem um e-mail vinculado à sua empresa possam usar o sistema, ficando assim em conformidade.  

Demos mais destaque às revalidações no relatório gerencial de documentos, da seguinte forma:

1.  Modificamos o status "Em aprovação" para exibir "Em revalidação" indicando assim os documentos que estão com esse tipo de aprovação em andamento;
2. Criamos colunas adicionais para exibir todas as revalidações que uma determinada versão de documento sofreu.

Treinamentos

• O dashboard de conclusão de treinamentos não estava exibindo a quantidade de treinamentos concluídos, em progresso e com falhas de maneira correta. 

Documentos

• Diversos problemas que aconteciam dependendo da dimensão e resolução de tela utilizada foram resolvidos:
  • O menu (drop down) de ações nos documentos recentes estava abrindo para cima e ficando parcialmente encoberto pela barra de ferramentas. Forçamos a abertura sempre para baixo, o que resolveu o problema em qualquer cenário;
  • O menu (drop down) de escolha da data de publicação referente a customização da primeira versão também estava abrindo para cima e ficando parcialmente encoberto. Nos casos em que isto acontecia o menu passou a abrir no centro da tela, resolvendo o problema;
  • O número da versão e o tipo de aprovação, informação complementar que ficava na barra de título da tela de aprovação de documento, ficava escondido atrás do botão de aprovação.  Movemos estes dados para o corpo da página, como abaixo: 

• O cenário abaixo apresentava problema na exibição da data de expiração customizada para a primeira versão caso o documento tivesse sido rejeitado e depois reenviado para aprovação, mas foi resolvido:
  1. Criar um documento novo;
  2. Enviar para aprovação colocando a data de validade como, por exemplo, 31/12/2022;
  3. Rejeitar a aprovação;
  4. Enviar novamente. Falha: Na tela de envio é preenchido a data de validade como 30/12/2022, mas deveria exibir 31/12/2022 preenchida previamente.

Canal de denúncia e de privacidade

• Para clientes que possuem apenas estes canais, um problema de acesso às opções administrativas acontecia caso o usuário fosse administrador do módulo, mas não fosse gerente.  O acesso foi restabelecido e não é mais necessário que um um outro administrador precise incluí-lo no perfil de gerente.

Passamos a permitir que documentos inativos possam ser submetidos à aprovação. Isso é importante, por exemplo,  num cenário mais crítico em que um documento precise ser inativado para que novos aceites parem de ocorrer enquanto uma nova versão do documento está sendo gerada. 

Um novo campo informando se o documento está ativo ou não foi incluído nos detalhes da aprovação para que o aprovador fique ciente que este documento será publicado nesta situação e só ficará disponível após a a sua ativação. 

Importante ressaltar que os alertas de novos documentos que necessitam de aceite e o lembrete de documentos a aceitar só serão enviados quando o documento inativo aprovado nesta situação for ativado novamente. 

Os documentos baseados em modelos (templates) do Word eram associados único e exclusivamente a uma classificação de documento.  Como, pelas suas especificidades, esta configuração é feita por nossa equipe através de tickets de suporte, algumas classificações novas de documentos ficavam sem um modelo associado até que um ticket fosse aberto. 

Para resolver este problema, criamos um novo conceito de modelo genérico que é automaticamente associado à classificação que não possui um modelo específico. A configuração do modelo genérico ainda deve ser feita através da abertura de ticket, mas uma vez configurado, novos documentos das classificações sem modelos específicos já são beneficiadas. 

Novo campo customizável

Agora é possível customizar também a data de criação do documento na publicação da primeira versão de um documento. 

Restrição de documentos textos

Aplicamos uma restrição na customização da primeira versão impedindo que documentos do tipo texto possam ser customizados. Um documento texto não faz parte do cenário de inclusão de documentos legados, estes devem ser sempre arquivos.   

*A customização da primeira versão de um documento por padrão não vem habilitada no ambiente de nossos clientes.

A versão em arquivo do registro de aceite ganhou novos campos para melhorar a evidência do aceite. A marca d'água agora exibe o e-mail da pessoa que aceitou e a o endereço eletrônico de nossos clientes. É possível também ajustar a transparência por meio das configurações gerais, aumentando ou diminuindo sua intensidade.

Arquivo de registro de aceite

 Configuração do transparência da marca d'água

Criamos um novo alerta de publicação de documentos que avisa os editores da área responsável pelo documento que ele foi publicado. Este alerta é emitido tanto para novas versões quanto para revisões e também para qualquer tipo de documento. Por padrão está desabilitado. 

Configuração do alerta

E-mail do alerta